Visualisera processer med processkartläggning

Att visualisera arbetsflöden genom processkartor är ett sätt att skapa överblick, identifiera ineffektivitet och förbättra arbetssätt. Det gäller såväl interna rutiner som kundrelaterade processer. En väl utformad processkarta skapar en gemensam bild av verkligheten och blir en utgångspunkt för förbättringsarbete.

Skapa en processkarta i 5 steg

Att skapa en relevant och korrekt processkarta kräver mer än att bara öppna ett ritverktyg. Här är de centrala stegen i processen:

  1. Samla in data från de som arbetar i processen
  2. Rita upp flödet med hjälp av standardiserade symboler
  3. Gå igenom kartan tillsammans med berörda parter
  4. Identifiera förbättringsområden och gör justeringar
  5. Dokumentera den slutliga kartan och kommunicera internt

För en mer djupgående inblick kan du läsa om processkartläggning hos AM System.

Förberedelser och insamling av data

Innan kartläggningen påbörjas behöver du samla information från alla som är inblandade i processen. Det kan göras via intervjuer, observationer eller dokumentstudier. Syftet är att fånga hur arbetet faktiskt utförs – inte hur det borde gå till.

Rita upp processen

Utgå från insamlad data och rita upp processen steg för steg. Använd etablerade symboler och tydliga benämningar. Det är ofta klokt att börja med en grov skiss och sedan förfina den tillsammans med de som utför arbetet.

Utvärdera och förbättra

En färdig karta är ett diskussionsunderlag. Den bör granskas av berörda personer som kan ifrågasätta, komplettera eller föreslå ändringar. I det här skedet kan även förbättringsmöjligheter identifieras, till exempel genom att slå ihop moment eller automatisera steg.

Förbättra processen

Med hjälp av processkartan kan ni nu påbörja föränringarna. Här är några frågor som är bra att ställa till er själva i samband med processkartläggningen

  • Är alla steg nödvändiga?
  • Finns det moment som kan automatiseras?
  • Är roller och ansvar tydligt definierade?
  • Saknas det delar eller beslutspunkter?

Fördelar med processkartläggning

Att kartlägga processer skapar transparens och möjliggör en gemensam förståelse inom organisationen. Det gör det enklare att fatta beslut, driva förändring och följa upp resultat.

Identifiera flaskhalsar och dubbelarbete

Genom att synliggöra hela flödet blir det lättare att se var tid går förlorad eller resurser används dubbelt. Exempelvis kan man upptäcka att två avdelningar hanterar samma uppgift, eller att ett steg orsakar köbildning. Med fakta på bordet blir det möjligt att omfördela resurser eller eliminera onödiga steg.

Underlätta vid förändringsarbete

När en verksamhet står inför förändringar, till exempel införande av nya system eller omstruktureringar, fungerar processkartor som ett verktyg för att jämföra nuläge och önskat läge. Det blir också enklare att kommunicera förändringarna internt, eftersom kartan konkret visar vad som ändras och varför.

När ska du använda en processkarta?

Processkartor passar i flera olika sammanhang, särskilt där det finns behov av struktur, samsyn eller dokumentation.

Nya arbetsprocesser eller omorganisation

Vid nyanställningar, rollförändringar eller ny teknik är det viktigt att dokumentera arbetsflöden. Det skapar trygghet för medarbetare och minskar risken för missförstånd. Under omstruktureringar fungerar processkartor som ett sätt att analysera konsekvenser innan beslut fattas.

Kvalitetssäkring och ISO-arbete

För organisationer som arbetar med certifieringar, som ISO 9001, är processkartläggning ett krav. Det skapar en tydlig struktur och dokumentation som visar hur kvalitetsarbete bedrivs. Kartan fungerar också som bevis på att processerna är genomtänkta och styrda.