Vad är ett personalhanteringssystem?

Personalhanteringssystem är en digital lösning som tar hand om företagets administration. Systemet kan inkludera en mängd olika funktioner, exempelvis schemaläggning av personal, lönehantering och digital stämpelklocka. Vissa system kan även integreras med bokförings- och kassasystem för en ännu smidigare hantering. Med ett personalhanteringssystem får företaget mer tid över till de viktigaste arbetsuppgifterna. Här nedanför listar vi fördelar och hur olika funktioner kan gynna ditt företag.

Olika personalhanteringssystem

Det finns ett brett utbud av system på marknaden, var och ett med sina unika funktioner, fördelar och inriktningar. Systemen är utformade för att stödja företag av alla storlekar och inom olika branscher, men kan skilja sig åt i exempelvis omfattning. Vissa system är skräddarsydda för att hantera specifika behov som rekrytering, prestandauppföljning och lönehantering, medan andra erbjuder en mer omfattande svit av HR-funktioner. Det är viktigt att välja ett system som matchar ditt företags behov och mål.

Vad är fördelarna med ett personalhanteringssystem?

Den främsta fördelen med ett personalhanteringssystem är att företaget sparar tid. Genom att automatisera uppgifter effektiviseras arbetet och resurser kan användas mer kostnadseffektivt. Att samla uppgifter i ett och samma system gör det dagliga arbetet enklare och beroende på systemets omfattning kan mycket tid frigöras, vilket ger HR-personal möjlighet att lägga mer tid på värdefull strategisk utveckling.

Exempel på olika funktioner

Schemaläggning, lönehantering och digital stämpelklocka känns kanske som självklara funktioner i personalhanteringssystem, men visste du att vissa system även kan integrera kassasystem, sköta internkommunikation och hantera medarbetarundersökningar? Nedan har vi samlat en lista på praktiska funktioner och fördelar som kan göra er administration enklare. Viktigt att poängtera är att alla system inte har alla funktioner, så utgå från just ditt företags behov när du letar personalhanteringssystem.

Schemaläggning

Vissa system erbjuder schemaläggning av personal, vilket kan hjälpa till att effektivisera planeringen och frigöra värdefull tid. Funktionen ger en tydlig bild över bemanningen, minimerar risken för fel och gör det enkelt att hålla koll på luckor som behöver fyllas. I vissa system är det även möjligt att kontakta personal direkt för att boka in lediga pass.

Lönehantering

Många system har en funktion för lönehantering, som samlar in information och lagrar data för att räkna ut lön – inklusive skatter, avdrag och eventuella ersättningar – per automatik. Vissa system har även stöd för integrering med externa lönesystem som SDWorx. Funktionaliteten beror på vilket system man har, men en praktisk fördel kan till exempel vara automatiska överföringar av lön till anställda på lönedagen.

Digital stämpelklocka

Med en digital stämpelklocka blir det smidigt och effektivt att hantera tidsrapportering. Arbetsgivaren kan enkelt och snabbt godkänna tider och få notiser om avvikelser, och medarbetaren kan smidigt stämpla in och ut. Personalkollen har en digital stämpelklocka som skapar ett fullständigt underlag för lönehanteringen och minimerar risken för fel.

Integrering med bokföringssystem

Vissa personalhanteringssystem kan integreras med bokföringssystem som INBooks, vilket säkerställer att alla utlägg och kostnader registreras korrekt i den finansiella rapporteringen och bidrar till en effektiv budgetkontroll. Integreringen kan även ge insikter och data om företagets verksamhet, vilket kan bidra till utvecklingsmöjligheter.

Integrering med kassasystem

Om systemet går att integrera med kassasystem som Zettle kan fördjupade insikter om företagets verksamhet samlas in, som ger bättre förutsättningar för schemaläggning, budgetering och strategisk planering. Om funktionaliteten finns kan systemet även räkna ut provisioner och eventuella bonusar, förutsatt att de är baserade på den anställdas försäljningsdata.

Internkommunikation

Det finns system som Beework, som är skräddarsydda för att hantera internkommunikation och nyhetsflöden. Vissa system kan även erbjuda möjligheter att samla interna verktyg, utbildningar och dokument på en och samma plats, som till exempel företagets riktlinjer och handböcker för ny personal. Detta gör det enklare att kontrollera informationsflödet.

Medarbetarundersökning

Vissa system är specialiserade på medarbetarundersökningar, som WinningTemp. Att genomföra undersökningar digitalt gör det enkelt att skapa frågeformulär och både samla in och analysera svar från medarbetare. Systemet kan även ge förslag på frågor att följa upp.

Skapa och signera avtal

Många moderna personalhanteringssystem erbjuder funktioner för att skapa, skicka och signera avtal digitalt. På så sätt kan man spara både tid och resurser och effektivisera rekryteringsprocesser. Avtalen lagras på ett tillgängligt och säkert sätt i systemet. Man kan även integrera externa signeringslösningar som Scrive med systemet.

Hur kan ett personalhanteringssystem gynna mitt företag?

Ett personalhanteringssystem kan gynna företag på flera betydande sätt: ökad effektivitet, bättre beslutsfattande och en starkare företagskultur är bara ett axplock. Här har vi samlat några av de viktigaste fördelarna med att investera i ett system.

Förbättrad effektivitet och produktivitet

Genom att automatisera administrativa uppgifter såsom tidsrapportering, löneadministration och personalregister kan systemet minska den tid och de resurser som krävs för dessa processer. Detta leder till att mer tid frigörs för HR-personal, så att de kan fokusera på strategiska uppgifter som talangutveckling och medarbetarengagemang. Automatisering minskar även risken för fel som beror på den mänskliga faktorn, vilket leder till mer tillförlitlig datahantering.

Bättre datadriven beslutsfattning

Med systemet får företagsledare och HR-personal direkt tillgång till värdefulla data och insikter om arbetet. Det kan generera detaljerade rapporter och analyser som hjälper till att identifiera trender, mönster och förbättringsområden. Detta underlättar datadriven beslutsfattning, vilket kan leda till mer effektiva strategier för personalhantering och rekrytering.

Förbättra medarbetarnas upplevelse och engagemang

Ett modernt system erbjuder ofta en självserviceportal där anställda kan hantera personuppgifter, förmåner, semester och andra HR-ärenden. Detta bidrar till en bätre och mer autonom användarupplevelse. Funktionen kan även förenkla kommunikation mellan chefer och medarbetare, vilket öppnar upp för en företagskultur av öppenhet och engagemang.

Efterlevnad av lagar och regler

Att ha koll på nya lagar och regler inom arbetsrätt och arbetsmiljö är en kontinuerlig utmaning för många företag. Systemet kan hjälpa till att säkerställa efterlevnad genom att automatiskt uppdatera ändringar i lagstiftning och se till att företagets riktlinjer och processer följer dessa. Detta minskar risken för dyra rättsliga processer och böter.

Talent management och utveckling

Ett effektivt system stödjer strategier för talent management genom att spåra medarbetares prestanda, kompetensutveckling och karriärutveckling. Detta möjliggör för företag att identifiera och främja talanger inom organisationen, planera efterträdare för kritiska roller och skräddarsy utbildningsprogram för att stödja medarbetarnas tillväxt och utveckling.

Ökad säkerhet och integritetsskydd

Personuppgifter och känslig information om anställda hanteras med högsta säkerhet inom ett personalhanteringssystem. Många system erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner som dataskydd, kryptering och åtkomstkontroller, vilket skyddar användarna mot dataintrång och säkerställer integritetsskydd. Mer information om integritetsskydd kan du läsa om hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Genom att satsa på ett system som inte bara förenklar HR-processer utan också bidrar till en mer engagerad och sammanhållen personalstyrka kan företag förbereda sig väl inför framtida utmaningar.