tisdag, 30 augusti 2011

Därför delar vi inte med oss av vårt e-postregister till någon

Inför varje års Nordic eCommerce Summit ber vi om e-postadresserna till dem som vill köpa biljetter eller ha information om arrangemanget. Den listan har växt allt eftersom vi har avverkat event på event och den är naturligtvis mycket värdefull. E-handlare och e-handelsrepresentanter från hela Norden, främst Sverige – många av dem är beslutsfattare – finns med i form av namn, e-postadress, titel och företag.

Är det rätt av oss som arrangör att dela med oss av deltagarlistan till tredje part?

Efter att ha avverkat ett antal samtal bland annat med Konsumentverket och jurister på Datainspektionen kan jag bara konstatera att man kan hitta kryphål om man så vill.
Dock måste vi, som är ansvariga för hur personuppgifterna tas om hand, berätta för personen vad som – i så fall – ska skickas, vilken typ av information det gäller och från vem. I samband med det måste vi erbjuda personen möjlighet att tacka nej till sådana utskick. Detta innebär ett ganska stort arbete från vår sida om vi ponerar att vi har 40 olika partners.

Vad är smidigast och bäst för besökarna att göra då?

Jo, att erbjuda alla som anmäler sig till vårt event att få information från våra samarbetspartners. Detta gjorde vi förra året och av 970 personer var det 25 personer som tackade ja till detta. Hade det då varit rätt av oss att dela med oss av listan i alla fall?

Enligt Datainspektionens jurist är syftet för vår del – när vi samlar in adresserna till eventet – att bekräfta ett köp av biljett eller att informera om just detta event. Om vi ändrar syftet så måste det meddelas till personerna innan någon annan typ av utskick kan skickas till adresserna. Alltså, syftet från början med att samla in adresserna var att informera om detta event. Om marknadsföring från andra aktörer skickas till listan så ändras syftet och då måste de ansvariga, dvs vi, vara övertydliga med det och ge alla en möjlighet att tacka nej i förväg.

Men till företagsadresser får man väl skicka vad som helst, kanske du invänder. Jo, förutsatt att det verkligen är en företagsadress. Konsumentverket anser att man ska se en e-postadress som innehåller både förnamn.efternamn@företag.se som en privatadress eftersom det innehåller en hel del information om personen: Inte bara det fullständiga namnet utan också var personen arbetar. Vill man lyssna på det örat så är det alltså inte okej att skicka marknadsföring utan samtycke till en sådan adress förutsatt att de inte har varit kund till företaget inom en 6 månaders period.

Summering av anledningarna till att vi väljer att hantera e-postadresser med största försiktighet:

Juridiska skäl:

  • Enligt konsumentverket är förnamn.efternamn@företaget.com en adress som berättar mer om personen och bör därför ses om en privatadress. Marknadsföring via e-post ska skickas med personens specifika samtycke gentemot varje part.
  • Vi kan inte garantera att e-postadresser används på ett etiskt korrekt sätt eftersom vi inte har möjligheten att kontrollera varje e-adress’ liv efter att de lämnat oss.
  • Vi kan inte garantera att e-postadressen INTE ”vandrar” vidare till andra e-postlistor som inte kommunicerats till personen.
  • Vi kan inte informera alla om vilken typ av information de ska få och från vilka efter eventet.
  • Enligt olika instanser så gör vi fel om vi lämnar ut adresserna som det tidigare gjorts.

Erfarenhetsmässiga skäl:

  • När vi tidigare år har låtit deltagarna välja om de vill ta emot information från våra partners så har andelen som tacka ja varit extremt låg.
  • Tidigare år när vi lämnat ut adresserna har användningen av dessa missbrukats och vi har fått stå för konsekvenser när de inte använts på ett lagligt eller etiskt korrekt sätt.
  • En del av våra partners är konkurrenter. Alla partners bjuder in ett antal av sina kunder och, efter samtycke från besökaren, ger oss e-postadresserna för att informera om arrangemanget. Vi riskerar alltså att lämna ut andra företags e-postadresser till deras konkurrenter, vilket ingen uppskattar.

Känslomässiga skäl:

  • Vi vill inte att våra besökare ska känna att vi har svikit deras förtroende och att de sedan får en anstormning av erbjudanden från företag de inte vill ha information från eller information som inte är relevant för dem.
  • Vi vill vara föredömen när det gäller en kanal som idag missbrukas.
  • Vi är övertygade om, grundat på undersökningar och egen erfarenhet, att det är större risk att mottagaren uppfattar det negativt om den får information de inte tackat ja till, något som alltså blir till skada, inte till nytta. Vi vill värna om våra viktiga partners.

Vad kan besökare då göra för att få kontakt med varandra och öka möjligheterna till vidare dialog och kontakt efter eventet?

Det finns otroligt många möjligheter när vi samlas runt 1000 deltagare under samma tak i två hela dagar. Förutom möjligheterna att prata med andra deltagare i pauserna så finns en rad tillfällen att kommentera presentationsfilmerna på vårt forum och bjuda in andra att diskutera vidare. Det finns en Facebook-sida där alla som vill får kommentera och ställa frågor om eventet eller diskutera annat som rör e-handel. På Facebook-sidan finns även en mängd bilder upplagda, vilket ger er möjlighet att tagga korten så att andra kan lära känna er och kontakta er. Klarna och Brightstep är företag som visat sig vara föredömen när det gäller detta. Twitter! Twitter är en fantastisk möjlighet att prata före, under och efter eventet med alla som faktiskt är där.

Det viktiga för oss är att besökarna trivs med vårt event och med hur vi tar hand om dem. Om vi inte har nöjda besökare så ger inte eventet våra partners någonting. Vi vill hitta nya sätt där alla inom e-handel kan interagera med varandra och vi önskar inte att det sker på ett sätt som någon part inte tycker om. Vi är övertygade om att vi redan är där, dock kan vi alla bli bättre på att dela med oss och utbyta erfarenheter med varandra så att vårt nätverk växer.

Vad anser du om detta? Kontakta mig gärna på sarah@nordicecommerceknowledge.se

Mer information: http://www.datainspektionen.se/fragor-och-svar/personuppgiftslagen/ar-det-tillatet-att-anvanda-e-postadresser-for-att-skicka-reklam/

KUNSKAP INOM E-HANDEL I SAMARBETE MED

KlarnaPostnord

Kunskapssidor

Medarrangörer


Partners