onsdag, 22 februari 2012

5 steg till bättre magkänsla

Upphandling av en e-handelslösning kan vara svårt. Det är ett viktigt beslut som skall tas, där du ska välja leverantörer som får stor insyn i dina strategier och som du kommer vilja ha en relation med i flera år. Det är inte heller helt självklart att avgöra var gränsen går, mellan upphandlingen av e-handelsplattformen och själva implementationsprojektet.

Min erfarenhet är att man lägger ner mycket tid på att välja plattform och gör detta in i minsta detalj medan valet av konsult (den som ska bygga lösningen) inte görs lika omsorgsfullt. När e-handelsplattformen väljs så görs det mycket med utgångspunkt från fakta, egenskaper, funktioner och detaljrika listor vilket också innebär en stor tidsmässig insats. När man väljer konsult så har man en annan och kortare process som ofta är mer baserad på känslor. Jag förespråkar en bättre balans mellan dessa två sätt att välja för att få ett bättre projekt totalt sett. Slå också ihop valet av plattform och valet av konsult för det är kombinationen av dessa som skapar resultatet för dig.

E-handel är det viktigaste affärsprojektet många företag genomför. De leverantörer du väljer kan avgöra skillnaden mellan att lyckas och misslyckas med projektet och det du ska åstadkomma. En bra relation, ett gott samarbetsklimat och konstruktiva dialoger blir avgörande för hur framgångsrikt projektet blir. Risken för problem finns där hela tiden och det är i de svåra dialogerna er relation sätts på prov. Vad har man gjort för fel om man hamnar där då? Jo, jag menar att som man frågar får man svar. Du som upphandlande företag avgör själv vilka leverantörer du får, genom hur du väljer, påverkar du också hur projektet kommer att fungera i längden.

Hur upphandlar man en e-handelsplattform idag? Många upphandlingar av e-handelslösningar styrs av funktionsorientering. De upphandlingsunderlag som skickas ut innehåller långa detaljerade excelark. Det är inte ovanligt att det är mellan 500 och 600 olika frågor som ska besvaras. Många av frågorna är helt berättigade och ska finnas med, men många handlar om funktionalitet som är ”nice-to-have” och de är inte alltid förankrade i den verklighet som verksamheterna befinner sig i. Resultatet av detta är att många leverantörer lägger ner stora resurser på att besvara de frågor som skickas ut och det upphandlade företaget lägger ner stora resurser på att ta fram underlaget, läsa det inskickade materialet och göra en ”rättvis jämförelse”. Totalt sett så går det åt mycket tid och pengar till en process som trots det, inte ger dig de svar du egentligen behöver. Ärligt, hur många av de 400 efterfrågade funktionerna kommer du att sjösätta de kommande 3 åren?

Jag tror att orsaken till att man gör såhär är rädslan för att göra fel val. Ett val som är avgörande för projektets framgång och den egna positionen. Och med detta noggranna tillvägagångssätt vill man försäkra sig om att inte få kritik om projektet möter motgångar.

Hur ska du göra då? Jag tycker att man ska balansera upphandlingsprocessen med att lägga in fler mjuka värden och mer magkänsla. Detta gör kanske många redan idag, men jag tror att man kan göra det tydligare och mer konstruktivt. Jag tycker också att man ska göra en kombinationen av valet plattform och konsult.

Många av de grundläggande frågor som man ställer i traditionella upphandlingsunderlag måste givetvis finnas med. Detta är bl a frågor kring leverantörens stabilitet, produktstrategi (plattformen), roadmap, supportorganisation, relevanta referenser och så vidare.

Det är även viktigt att på en övergripande nivå gå igenom viktiga funktionskrav för att se att en plattform uppfyller minimikraven. Jag tycker man ska reducera omfattningen av fyll-i-excelarks-övningen och införa en mer kreativ fas där man verkligen ser vad de olika leverantörerna går för.

Ja, ni ska välja rätt plattform! Ni ska välja en plattform som har bra kundreferenser, som kommer från en stabil leverantör och som har en väl beprövad teknik. Detta är dock variabler som ligger på övergripande nivå och som borde gå relativt lätta att kontrollera.

Här är 5 steg som jag tror kommer att skapa en bättre upphandling:

  1. Skriv en bra brief kring vad ni ska åstadkomma, vad ni har för övergripande mål, vilken strategi ni har och den omfattning som er e-handel ska ha.
  2. Gör en lista där ni ställer frågor kring referenser, ekonomisk stabilitet, grundteknik och andra punkter som är viktiga för att välja rätt plattform. Har ni absoluta funktionskrav kring plattformen så kan ni ta med dessa också. Dessa bör dock inte vara för detaljerade eller för många. Skicka ut underlaget till de potentiella leverantörerna som ni har på er ”långa lista” och be dem kortfattat komma in med information.
  3. Bjud in till ett möte med de leverantörer som ni tycker uppfyller grundkriterierna. Be dem komma och göra en presentation av sig själva och den konsult som ska implementera lösningen. Be dem beskriva hur de har tänkt sig att angripa er utmaning. Detta möte bör vara på två-tre timmar. Här är det viktigt att ni får en känsla för hur det är att arbeta med den tilltänkta leverantören. Trivs ni med dem, har de ett synsätt som passar er, hur arbetar de?
  4. Välj ett fåtal (kanske 2-3) leverantörer som går till finalrundan. Be dem komma tillbaks med ett detaljerat förslag på hur de ska ta sig an er utmaning. Låt dem pitcha er och visa att de förtjänar er som kund.
  5. Betala för det arbete de lägger ner! Gör ni det så kan ni även använda idéer från dem som inte vinner ert slutliga förtroende. Ge dem tydliga förutsättningar, t.ex. ”Vi vill att ni lägger x antal timmar på denna pitch och vi betalar er y kronor per timme för detta”. Detta ger er möjlighet att se vad de går för, hur effektiva de är och vad de kan åstadkomma på en given tid. Det gör det också lättare att sätta rätt förväntningar för det vidare arbetet. I den här delen av processen kan ni också gå in mer i detalj på funktionskrav och göra det mer utgående från de scenarier som leverantören kommer med i sin pitch.
  6. Ställ också krav på att den tilltänkta projektledaren är med och presenterar förslaget, det är den personen ni sedan ska arbeta tillsammans med när valet av leverantör är gjort och projektet skall implementeras.

  7. Ta gott om tid på er att utvärdera de förslag ni får. Välj med både hjärna och hjärta (och med en rejäl dos magkänsla). Ge feedback till de som lagt ner tid på att ta fram förslagen – det förtjänar de. Det val ni nu tar kommer att vara mer balanserat och bygger på fler och mer nyanserade kriterier.

Va? Ska jag betala för att de ska lämna in en offert? Ja, det tycker jag. Det finns en enorm kunskap ute hos många leverantörer som ni har stor nytta av att få tillgång till. Jag tror inte heller att totalkostnaden går upp genom att betala för den här delen av upphandlingen. Du betalar ofta en ”upphandlingskonsult” för de omfattande excelarken.

Reducerar du deras tid eller använder den till strategiövningar så omfördelar du resurserna. Leverantören blir mer motiverad, projektet blir lyckat och den förtjänsten är din. Du lägger dessutom stora interna resurser på att utvärdera de svar du får in på ”traditionella” upphandlingsunderlag. Glöm inte att din egen tid också är dyrbar.

Huvuddragen i dessa 5 steg kan du tillämpa även för upphandling av mindre omfattande lösningar. Processen blir givetvis kortare och det jobb som leverantörerna ska göra mindre omfattande.

Vad säger du? Har du egna erfarenheter kring det här? Tveka inte att ge mig dina åsikter, jag är nyfiken på hur vi kan hitta mer konstruktiva upphandlingsprocesser.